Hoje em dia, muito se fala em transformação digital e inovação. As empresas estão em busca de melhorias para os seus processos e se tornar cada vez mais competitiva, no mercado que está inserido. A transformação digital, nada mais é do que trazer determinados processos, da sua empresa, pro meio digital.
A pandemia foi um grande propulsor pra isso acontecer. De repente nos vimos em meio a uma pandemia, que ninguém mais podia sair de casa, muitas empresas ficaram sem trabalhar ou fazendo turnos pra evitar aglomerações. Outras que já estavam ligadas na importância da transformação digital, conseguiram manter suas atividades no formato Home Office, levando as estações de trabalho, pras casas dos seus funcionários. Eles tinham acesso a tudo que precisavam, de forma rápida e fácil.
A digitalização de documentos é uma das vertentes dessa transformação digital, muitas empresas ainda utilizam documentos físicos, ou recebem de seus clientes de forma física, impossibilitando o trabalho de forma remota, a não ser que levasse caixas e mais caixas pras suas casas, pra poder trabalhar. Com a digitalização, toda essa informação seria colocada em um ambiente digital, onde facilitaria a recuperação e acesso da informação, dando mais liberdade nas rotinas de trabalho.
A digitalização de documentos, como o próprio nome já sugere, é de tornar o documento digital – trazer ele pro meio digital. Quando lemos assim, nos parece um processo simples e rápido, que podemos utilizar nossos celulares e impressoras multifuncionais, que estaremos trazendo o documento pro digital. De certa forma, não está errado, se você fez isso, você trouxe essa informação pro digital. Entretanto, há muitos detalhes a se atentar, caso essa informação tenha um caráter mais importante pra empresa ou em seu acervo pessoal. Pois o documento original continua sendo o documento físico, porque foi ali que a informação “nasceu”. Essa “foto” do documento físico, nada mais é do que uma cópia. A não ser que você siga alguns requisitos.
Mas como assim? Digamos que você esteja digitalizando as Notas Fiscais de 2021 da sua empresa, que precisam ser guardadas por 5 anos e depois podem ser descartadas. Se você estiver seguindo todos os requisitos do Decreto nº 10.278/2020 e no ano que vem esses documentos pegarem fogo ou uma enchente e você perder o original/físico. Você poderá utilizar o documento em formato digital como caráter original, pois ele seguiu todos os requisitos e foi atestado que é fidedigno com o original.
Caso você não utilize desses requisitos, e você precise no futuro, indexar um desses documentos digitalizados em um processo judicial, esse documento pode ser desqualificado pelo advogado da outra parte, pois não tem como comprovar que ele bate com o original já que não seguiu os requisitos do decreto.
Mas que requisitos são esses? Basicamente são:
- Seguir a resolução mínima pra cada tipo de documento, de 300 a 600 dpi;
- Armazenadas em formatos tipo: PDF/A ou PNG.
- Serem indexados com os metadados mínimos exigidos*: são 8 ao total.
- e se for documento público, precisa ser assinado com certificado digital.
*Dica: pra que sejam indexados conforme a legislação, o ideal é que sejam utilizados sistemas apropriados, como um GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos, que possui requisitos pra uma gestão mais eficiente, indexação descomplicada, segurança no armazenamento e uma aglidade na recuperação da informação.
Veja abaixo as tabelas completas do Decreto nº 10.278, de 2020.
Veja o decreto na íntegra, neste link
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